【ビデオ会議ソリューション 導入事例】
ビデオ会議ソリューションを活用した
精度の高い拠点間コミュニケーションにより
意思決定のスピード化とコスト削減を実現
東京書籍の主要出版物。
小学校・中学校教科書（写真下）と様々な分野の一般書籍（写真上）
東京書籍株式会社は、小学校・中学校・高等学校の教科書・教材をはじめ、文芸書などの一般書籍を出版しています。全国の主要都市に7つの支社と1つの出張所を置く同社は、拠点間のコミュニケーションのさらなる充実に向けて、三菱電機情報ネットワーク株式会社（MIND）の「ビデオ会議ソリューション」を導入しました。高画質映像による臨場感あふれるビデオ会議で、拠点間における円滑なコミュニケーションを確立。意思決定のスピード化とともに、会議に伴う移動時間や出張費用などの削減を実現しています。また、2011年3月11日に発生した東日本大震災においては、東北支社の安否確認等にも活用され、事業継続性の確保に大きな役割を果たしています。
常務取締役 管理局長
中野 研一 氏
総務部長
菊池 順一 氏
情報システム部長
阿井 貴広 氏
コミュニケーションの円滑化に向け
ビデオ会議の導入を決断
教科書出版のリーディングカンパニーとして、全国で事業を展開する東京書籍株式会社。近年は、教育現場の多様化するニーズに応えるため、デジタル教科書をはじめとする教育用コンテンツの制作、学力調査や体力テストの開発などの新規事業にも進出。さらに、日本人に正しい日本語を普及させる目的の「日本語検定」を推進しています。
編集部門を本社、営業部門を各支社に置く東京書籍では、教科書・教材の作成業務にあたって、部門間のコミュニケーションを重視しています。例えば、編集部門が支社の営業部門に教科書のコンセプトを説明するために、東京本社で会議を行うことや、教育現場の意見を教科書作りに反映させるため、休日などを利用して本社に全国の教育関係者を集め、会議を行うことも少なくありませんでした。
しかし、こうした業務の進め方には、一定の時間の拘束とコストが伴います。常務取締役 管理局長の中野研一氏は、次のように語ります。
「今日では特に、情報共有のスピード化や迅速な意思決定が求められています。人が物理的に会するのではなく、ITを活用して遠隔地とビジュアル面でもコミュニケーションが図ることができるビデオ会議システムは、即時性を生かすツールとして有効だと考えました」
ワンストップソリューションと
ネットワークの運用実績を評価
2010年9月からビデオ会議システム導入の検討を開始した東京書籍は、複数社の製品を検討した中から、MINDの「ビデオ会議ソリューション」を選定しました。総務部長の菊池順一氏は、その理由を次のように語ります。
「MINDは、私どもの利用目的に合わせたコンサルティングを行い、最適な製品の組み合わせを提案していただけました。しかも、専用ネットワークの構築をはじめ、各種機器の手配までMINDが窓口を一本化しているため、導入や運用に関して当社の管理部門の負荷を軽減できると判断しました。もしものトラブル時にも、MIND 1社に連絡すればよいという、安心感もありました」
情報システム部長の阿井貴広氏は、「高画質の映像情報を確実に伝送するためには、信頼性と安定性に優れたネットワークが不可欠です。この点において、当社が以前から採用しているMINDの電話サービスおよび広域ネットワークサービスにおける長年にわたる運用実績を高く評価しました」と理由を語ります。
選定過程で実施したデモンストレーションでは、役員をはじめ多くの社員がビデオ会議の映像品質の高さを確認。中野氏は「実は15年ほど前にもビデオ会議システムの導入を検討したことがあるのですが、その頃とは比較にならないほどレスポンスが高速で、画質も格段に進化しています。リアルな会議に匹敵すると実感しました」と語ります。
本社と支社との連携を強化し
移動時間と出張コストを削減
東京書籍では、東京本社と全国の支社および沖縄出張所に「ビデオ会議ソリューション」を導入し、2011年2月末から利用を開始しています。ビデオ会議を利用した社員や外部の教育関係者からは「相手の表情をしっかり見て、反応を確認しながら話すことで、細かなニュアンスなど情報伝達の確度が向上した」「画面を見ながら説明を聞くことで、内容が理解しやすくなった」といったコメントが寄せられています。
また、福岡と沖縄に営業拠点を持つ九州支社では今まで、支社管内の会議が移動時間やコスト面で負担になっていました。ビデオ会議の導入によってこの課題が解消し、顔と顔を突き合わせた打ち合わせがいつでも自由にできるようになり、支社内の連携強化につながっています。
「ビデオ会議ソリューション」の利用による出張旅費の削減効果について、中野氏は「まだ3ヵ月ほどの利用ですが、相当額のコストが削減できています。移動時間の解消といった効果も含めるとさらに大きくなります。導入コストは極めて短期に回収できる見込みです」と説明します。
2011年3月11日（金）に発生した東日本大震災においても、「ビデオ会議ソリューション」は大きな役割を果たしました。14日（月）から3月末まで、同社は東京の本社と仙台の東北支社間を毎日接続し、東北地方の状況を確認しながら本社の各部門が適宜対処。業務に大きな支障をきたすことなく、事業の継続性を確保しています。
「震災直後は、通信キャリアの携帯電話回線が軒並み通話不能に陥るなか、『ビデオ会議ソリューション』は問題なく利用できました。特に、不安が残る状況において、高画質な画面で相手の表情をしっかり把握しながらコミュニケーションができたことで、複数の社員とリアルな情報共有、メッセージの交換ができたことは大きな意義がありました」（菊池氏）
利用用途とグループへの拡大を目指し
ネットワーク環境の強化を推進
東京書籍では、「ビデオ会議ソリューション」の操作が容易で、利便性が非常に高いため、今後利用頻度が飛躍的に高まると予測しています。また、会議以外の用途にも利用拡大を進める計画です。
「例えば、地方における採用面接にはビデオ会議を使うことを考えています。学生には最寄りの支社まで足を運んでいただき、そこで一次面接を実施する。学生に一次面接段階で上京の負担をかけることなく門戸を広げることが、優秀な人材の採用につながると考えています」（中野氏）
さらに、グループ会社にも「ビデオ会議ソリューション」を導入し、情報連携を強化していくことも検討しています。「印刷や製本事業を展開するグループ会社と、本社の編集部門がビデオ会議でコミュニケーションを取ることができれば、即時性の高い情報伝達が実現します」と菊池氏は展望します。
阿井氏は技術的な側面を踏まえて、今後の展開について、次のように語ります。
「IT技術はこれからも進化していきます。高品質で安価なネットワークや技術の利用を通して、さらなる画質向上とコスト削減を目指します。また、豊富なノウハウを持つMINDから、最新技術や事例を収集し、新たな活用法を模索していきます」
東京書籍は、これからもよりよい教科書を発行し、教育と文化を通じて、日本の未来を担う人材を育成していきます。
システム構成イメージ
