SCCは、北海道情報大学や電子開発学園、北海道情報技術研究所、宇宙技術開発株式会社を擁するeDCグループのシステムインテグレーターです。システム営業部 部長の新屋賢一氏はSCCについて、次のように紹介します。「クレジットカード・決済系、金融系、運輸系など社会インフラを支えるシステムと、認証基盤などのセキュリティーソリューションの開発を中核領域とし、近年は総合健診システムをはじめとしたヘルスケアソリューションや、小学生向けのプログラミング学習教材などの教育ソリューションなど、新たな領域のシステム開発に進出しています」

同社が営業部門に＠Signを導入したきっかけは、コロナ禍におけるテレワークへの移行でした。システム営業部 アシスタントマネージャの北川忠男氏は次のように語ります。

「当社では、営業担当が見積書や注文請書、納品書、請求書等の営業書類をExcelで作成し、それらを印刷してから営業部門の管理者、経営管理課の担当者、さらに上位の管理部門と、3段階のフローで承認印をもらって証憑を保管していました。そのため緊急事態宣言下でも、押印のために出社を余儀なくしていました。そこで、在宅勤務対応に向けて電子取引サービスの導入を決めました」

管理部門としても監査対応のために紙の営業書類の保管は必須であったので、倉庫代、紙代、印刷代などのコスト負担は大きく、営業書類の電子化はコロナ禍以前から長年の課題となっていました。

SCCは、複数の電子取引サービスを検討した中から＠Signの導入を決めました。採用の決め手は、同社のワークフローに準じて承認を得ることができ、署名付きの電子文書として管理・保管できることにありました。

「当社の場合、自社で作成した書類や、取引先指定の書類など複数のフォーマットがあります。さらに取引先からメールで届くPDFファイル、紙で受け取った書類をスキャンしてPDF化したものなど、様々な種類の書類があります。電子取引サービスを検討した2021年の時点では、当社の伝票処理のワークフローに基づいて紙の書類を電子化し、電子署名を付与することができるのは＠Signだけでした」（北川氏）

2022年1月に施行され、2024年1月から義務化される電子帳簿保存法に対応する点も採用のポイントになりました。経営管理課 課長の三浦拓一郎氏は「＠Signであれば、電子帳簿保存法に対応した保管が可能であることを知り、メリットになると判断しました」と振り返ります。

約1ヵ月半の試使用とワークフロー設計を経て、2021年11月から12月にかけて＠Signを導入。2021年12月末より本社のシステム営業部で利用を開始しました。

「利用の多いシステム営業部から運用開始しました。関連部署との調整には時間を要したものの、その後はスムーズに進み、短期間で導入することができました」（北川氏）

＠Sign導入後の業務の流れは次のようになります。システム営業部のスタッフはExcelで営業書類を作成し、PDF化したファイルを＠Signにアップロードすると、即時に承認者に通知が送られます。承認者が確認して承認した時点で電子署名（印影付）が付与され、電子帳簿保存法に対応した形で＠Sign上に電子保存されると同時に、作成者には完了通知が届きます。作成者は@Signからダウンロードした営業書類を取引先へメールで送付する流れになります。承認者は、PCだけでなくスマートフォンからも承認ができるため、承認スピードが飛躍的に早くなりました。システム営業部の鈴木香帆氏は次のように語ります。

「これまで営業書類作成に平均3日かかっていたものが1日に短縮されました。早いものなら数時間で承認が完了するようになりました。承認する上長が出張していたり、在宅勤務をしていたりしても対応してもらえるので、助かっています。さらに承認の進捗が可視化できたため、急いでいる案件の時には承認が滞っている人に確認をお願いすることもできます」

その他、件名自動入力機能、再申請時の項目名流用機能、項目入力のサポート機能なども利用者からは好評で、営業書類作成業務の効率化に貢献しています。

＠Signの導入後、本社のシステム営業部で1年間に電子化された営業書類の枚数は約6,000枚に達しています。これらにそれぞれ明細書などの別紙が4～5枚付くことを考慮すると、2万4,000～3万枚がペーパーレス化された計算になります。結果として、紙代、コピー代、および書類を保管するスペースの削減が進みました。

「ペーパーレス化により、2022年の1年間で8割程度の紙を削減することができました。月末に発生していた書類をファイルに綴じ込む作業もなくなり、経営管理課だけで月に2～3人日の工数が削減されました」（三浦氏）

システム営業部においても、壁一面に並んでいた契約書管理用のロッカーが一掃されました。

ペーパーレス化は、営業書類の紛失や盗難対策にも貢献しています。

「これまでは1日に2回、本社ビルから徒歩圏内にある別館との間で書類を輸送する業務がありました。ペーパーレス化でこの輸送業務を省力化できたと同時に、輸送中に書類を紛失するリスクもなくなりました。本社の中でも、承認印をもらうために書類を別フロアに運んでいましたが、その必要もなくなりました」（三浦氏）

その他、付随資料の添付や、帳票の差し戻し時のコメント機能、検索結果をCSVでダウンロードして他システムと連携するなど、様々な点で管理業務の効率化に貢献しています。

さらに営業書類の電子化は、社内DXの推進にも貢献しています。

「私たち自身がシステムインテグレーターとして、自社の取り組みを実体験として紹介し、お客様に対してDXの推進を提案したり、相談に乗ったりすることがしやすくなりました」（新屋氏）

2023年3月には＠Signによる営業書類の電子化を、北海道、名古屋、大阪、福岡の支店に拡大し、全社レベルでペーパーレス化や業務効率化を実現しました。これにより、個々の支店の営業書類管理における負担軽減とあわせて、支社の書類を管理してきた本社の経営管理課の管理負担も大幅に軽減される見込みです。こうした経営ミッションとして取り組んできた紙をなくす活動を引き続き推進していく計画です。

このようにDX化を推進していくことでSCCは、お客様から信頼され、共に繁栄し続けるトータルソリューションカンパニーとして、質の高いシステムとサービス＆コンテンツを提供していきます。