ここから本文

MIND インタビュー

MINDスマートオフィスソリューション

単なる機器提供にとどまらず
構築・運用サポートまで一貫して
提供できることが強みです

東京と大阪にある「Experience@MIND(エクスペリエンスアットマインド)」は、MIND がスマートオフィスソリューションを活用している実践の場です。ここで得られた知見をもとにお客様に提供しています。こうしたスマートオフィスを検討している企業は、どのようなことに注意して、導入・運用すれば、効果を創出し続けられるでしょうか。そのポイントについて、三菱電機インフォメーションネットワーク株式会社(MIND) コミュニケーションサービス部長の舘本恭昌に聞きました。



ネットワーク事業部
コミュニケーションサービス部長
舘本 恭昌

提供するサービスはすべてMINDが事前検証済み

MINDスマートオフィスソリューションは、自らのオフィスで培ったノウハウが生かされています。その実践と検証の場が東京と大阪にある「Experience@MIND」です。ここでは、スマートオフィスの開発や販売に携わる部署が、各種のソリューションを実際に活用しながら日々の業務を行っています。ここには多くの企業が訪れています。
「働き方改革が注目される中、人材確保の面からも、働く人にとって魅力的な会社にしたいと考える企業が増えています。『MINDスマートオフィスソリューション』では、導入の最初のステップとして、ここを見学される方が多いです。ここに来れば何かヒントがあるかもしれないと言う段階の方から、すでに改善点が明確になっているお客様まで、いろいろな方が見学にいらっしゃいます」(舘本)
舘本によれば、検討しているお客様はここで実際に各種サービスが使われている様子を見ることで、具体的な導入イメージをつかむことができ、その後の導入プロセスがスムーズに進められるそうです。

オフィスの大規模な変更を伴わず
ICTの活用により効率化

最新のICTツールが揃ったスマートオフィスであるExperience@MINDですが、一見したところでは、いわゆる未来的なオフィスのイメージはありません。舘本は、このデザインやレイアウトは意図的なものだと説明します。
「机や椅子などは、あえて現状(従来)ものを使用しています。『MINDスマートオフィスソリューション』では、オフィス家具類は現状(従来)のものを使い、ICTを活用することで『働きやすさ』を生み出しています」
よく見ると、ここでは従来型のオフィスなら壁を埋めている書類保管用キャビネットがとても少ないことに気がつきます。保管書類のペーパーレス化によって、キャビネットの数を削減しているためです。また、会議室では、紙の資料を配らずにタブレットで情報を共有しながら会議が進められています。
スマートオフィスを構成するシステムの中でも、ここ最近導入される比率が高いのが、ペーパーレス会議システムと会議室予約管理システムです。
舘本は言います。「ペーパーレス会議は、思っているよりもすぐに慣れることができます。しかも会議そのものだけでなく、その準備も大きく効率化できます。ペーパーレス化は、目に見える形で導入効果が分かりやすいので、働き方を変える最初の取り組みに適しているといえるでしょう。会議室予約管理システムは、突然会議が決まった時に対応できないといった課題に有効です。空予約や予定より短時間で会議が終わった場合の状況確認が可能となり、会議室を有効に利用することができます」

継続的な効果創出に貢献するヘルプデスク

スマートオフィスの活用において重要なのが、まず新しいやり方を定着させること、そしてそれを継続することだと舘本は言います。
「システムを導入して終わりではなく、お客様のところで実際に導入効果を発揮し、さらにそれを継続していただくためのアフターサービスが重要であると考えています。サポートが行き届かないと、人事異動時に使い方が継承されなくなったり、使い方がわからない、なぜか動かないといった些細なことで使われなくなることがあります。そこで、せっかくの投資が無駄にならないような支援を行っています」
MINDでは、操作などが分からないときに問い合わすヘルプデスクや、システムの24時間365日の監視、故障があった場合の素早い修理対応など、スマートオフィスの構築から定着や継続のサポートまでワンストップで提供しています。こうしたサービスを利用することで、導入企業は教育やメンテナンスに負担をかけずに、スマートオフィスの恩恵が受けられます。

オフィス内にとどまらず働きやすさを追求

MINDスマートオフィスソリューションが提供する領域は、 既存のオフィスの中だけにとどまりません。例えば、ある会社には、現場作業員の頭にカメラを付けて修理やメンテナンスの状況をリアルタイムに本部に配信し、本部の技術者がそれを見ながら指示できるソリューションを納入しました。また営業マンがパンフレットなどをタブレットでペーパーレス化するシステムも納入しています。 「オフィスという形だけにとらわれずに、人々がより働きやすくなる環境を提供したいと考えています」と舘本は語ります。
今後、予想されるスマートオフィスの発展については、テレワークやサテライトオフィス、AI(人工知能)、RPA(ロボットによる業務自動化)を挙げました。
「技術の進歩で以前は難しかったことが簡単になり、働き方に対する社会の意識も変わってきています。業務にもよりますが、ICTツールを上手く使うことで会社まで来なくても同じパフォーマンスを発揮できるようになると思います。また、人間が携わる仕事とマシンに任せる仕事がこれから益々分かれていくと思います。働き方改革は国も積極的に推進していますので、私どもも引き続き研究開発を続けていきたいと考えています」(舘本)

関連サービス・製品