オフィスの電話システムには、社員間の内線通話や取引先との外線通話のほかに、転送、グループ着信等の様々な機能があり、テレワーク用にスマートフォンを貸与しただけでは、これらの機能を利用することができません。また、内線で連絡した相手が在宅勤務中だった場合、スマートフォンへかけ直すといった手間が発生してしまいます。
そこで注目を集めているのがクラウドPBXです。クラウドPBXはオフィスにPBXを置くことなく様々な電話機能を実現する仕組みで、スマートフォンを内線電話機として利用できるため、テレワークでの電話に関するストレスを軽減することができます。
スマートフォンへ内線番号が割り当てられるため、相手がオフィスへ出社しているか、在宅勤務中かを気にすることなく連絡できますし、オフィスの外線番号（03番号など）への着信もスマートフォンで受けられますので、取引先へ携帯電話番号を伝える必要もありません。また、転送やグループ着信も利用可能で、特定の人が電話当番になってしまうことを防ぐことができます。もちろん、オフィスへ出社した際もスマートフォンを内線電話として利用できるため、内線とスマートフォンの2台持ちも解消されます。

スマートフォンの利用に電話帳は不可欠ですが、スマートフォンを内線電話機としても利用するにあたり内線番号の登録作業を行うとなると、かなり手間がかかります。結果的に電話帳へは登録せず、パソコンで社内内線表を確認して自分でダイヤルすることになってしまうのではないでしょうか。
この課題を解決する仕組みとして、Web電話帳があります。Web電話帳はクラウド上に登録された社内内線表をスマートフォンアプリから閲覧できる仕組みです。管理部門にて社内内線表を登録すれば、利用者が各自のスマートフォンへ登録する必要がありませんし、人事異動時も管理部門でメンテナンスした情報が全員へ共有されます。また、取引先の方の連絡先を登録・共有することもできます。
内線電話をかける際は、アプリを開いて組織表から相手を選択し、表示されている内線番号をクリックします。電話がかかってきた際も、Web電話帳に登録されている組織・名前が表示されますので、誰からの電話かすぐに分かります。
テレワークが不可欠となった今、働く環境にあわせてクラウドPBXやWeb電話帳など電話環境も見直してみてはいかがでしょうか。